Cuándo subcontratar y cuándo hacerlo tú: la regla del 40 % aplicada a obra
«¿Lo hago yo o lo subcontrato?». Es la pregunta diaria de cualquier responsable de empresa de reformas o construcción. La diferencia entre quien acierta y quien falla no está en la intuición: está en aplicar una regla matemática simple. La regla del 40 %.
El problema clásico de la decisión «make or buy»
En cualquier empresa pequeña de obra hay tareas que se pueden hacer in-house o externalizar:
- Trabajos especializados (fontanería, electricidad, climatización).
- Trabajos de gran volumen puntual (demoliciones grandes, andamiaje).
- Trabajos administrativos (presupuestos, documentación, contabilidad).
- Trabajos auxiliares (limpiezas, transporte, retirada de escombros).
Cada decisión tiene impacto directo en el margen. Hacerlo todo in-house te da control pero te ata; subcontratar todo te da agilidad pero te quita margen. La pregunta es dónde poner la frontera.
La regla del 40 %
La regla más útil para empresas de 1-15 trabajadores: una tarea conviene hacerla in-house si la haces más del 40 % del tiempo de un puesto a tiempo completo. Por debajo de ese umbral, mejor subcontratar.
El razonamiento: contratar a alguien fijo cuesta unos 35.000-45.000 €/año (sueldo + SS + costes asociados). Para que ese coste se amortice, esa persona tiene que estar productiva al menos un 75 % del tiempo. En una jornada laboral, una tarea que ocupa el 40 % corresponde aproximadamente al 50-60 % de productividad efectiva descontando improductividades — el umbral de viabilidad.
Cómo medir el 40 %
Para cada tarea, mide o estima:
- Cuántas horas a la semana dedica tu equipo a esa tarea (suma todas las personas que la hacen).
- Divide entre 40 (horas semanales de un puesto fijo).
- El resultado es el «equivalente FTE» (Full-Time Equivalent) que esa tarea consume.
Si el resultado es 0,7 FTE, mejor tener a alguien fijo. Entre 0,4 y 0,7 hay zona gris que requiere análisis caso a caso.
Aplicación práctica en obra: 5 ejemplos reales
1. Fontanería en obra
Empresa media de reformas: 25-40 horas/semana de fontanería en total. Equivale a 0,6-1,0 FTE. Si haces más de 40 h/semana, contratar fontanero fijo es viable. Si haces menos, mejor subcontratar a un autónomo de confianza con tarifa cerrada.
2. Electricidad
Similar a fontanería pero con un matiz crítico: los cambios normativos eléctricos son frecuentes. Aunque hagas 30 h/semana, mantener un electricista fijo al día con normativa REBT consume tiempo formación. Muchas empresas lo subcontratan a un electricista certificado externo aunque sus números justificarían contratar.
3. Presupuestos técnicos
Una empresa pequeña hace 5-12 presupuestos/mes. Si cada uno lleva 4-6 horas, son 20-72 horas/mes = 5-18 h/semana = 0,1-0,5 FTE. La franja típica de 6-10 presupuestos al mes está claramente en zona «subcontratar». Por eso externalizar la oficina técnica es la opción que mejor encaja en empresas de este tamaño.
4. Limpieza final de obra
Una limpieza final de reforma seria lleva 1 día completo (8 h). Si haces 20 obras al año, son 160 horas anuales = 0,08 FTE. Subcontratar a empresa de limpieza es la opción correcta: pagas por uso, sin coste fijo.
5. Demolición y desescombro
Demolición varía mucho según mes. Pero el desescombro (transporte y vertido) es el mejor candidato a subcontratar: una empresa especializada con camión grande lo hace en 4-6 horas vs 12-20 horas con tu equipo y un camión pequeño. Si haces más de 10 obras al año con desescombro, tener un acuerdo cerrado con una empresa de transporte ahorra 4-6 horas por obra.
Casos especiales donde el 40 % no aplica
Hay situaciones donde la regla pura del 40 % falla y conviene tener en cuenta otros factores:
Trabajo crítico para el resultado final
La calidad de la pintura final, los acabados de azulejos, la entrega al cliente. Aunque el volumen sea bajo, si lo subcontratas a alguien que no controla bien, el cliente final percibe falta de calidad y la empresa que firma es la tuya. Para tareas de cara al cliente, ser conservador y mantener in-house aunque el FTE sea bajo.
Trabajo con riesgo de saturación de proveedor
Si dependes de un único proveedor para una tarea crítica y ese proveedor te falla en plena obra, te paras. Por eso muchas empresas mantienen un mínimo de capacidad propia incluso en tareas que el FTE diría «subcontratar». Es seguro de continuidad.
Costes ocultos del subcontratista
Subcontratar tiene costes que no son obvios: tiempo de coordinación, riesgo de retraso del proveedor, márgenes que se llevan. Si la tarea requiere mucha coordinación interna, el coste real de subcontratar puede ser un 20-30 % superior al precio facturado. Tenlo en cuenta antes de decidir solo por números.
Cómo construir tu mapa de decisión
Pasos prácticos para tu empresa esta semana:
- Lista las 8-12 tareas principales que tu empresa hace mes a mes.
- Estima horas/semana de cada una sumando todo el equipo.
- Calcula FTE (horas/40).
- Marca cada tarea en uno de tres bloques: 0,7 → in-house.
- Compara con tu situación actual — probablemente descubrirás 2-3 tareas que estás haciendo «porque siempre se ha hecho así» y que matemáticamente deberías cambiar.
Una verdad incómoda
La mayoría de empresas pequeñas hacen in-house más cosas de las que deberían. La razón: el dueño tiene experiencia haciendo todo y le cuesta delegar. Pero su tiempo vale más en lo que solo él puede hacer (comercial, decisiones estratégicas, relaciones con clientes top), no en presupuestos rutinarios o limpiezas finales.
El gran salto en margen suele venir el día que el responsable acepta esto y libera tiempo subcontratando 2-3 tareas que estaba haciendo él mismo «porque sabe».
Empieza por externalizar lo más fácil
Si quieres probar a externalizar una sola tarea para ver el efecto, los presupuestos técnicos son habitualmente la mejor candidata: alta carga de tiempo, alta especialización requerida, fácil de medir el resultado. Puedes pedir el primer presupuesto gratis y comparar el resultado con cómo lo haces hoy. También te interesa el análisis de técnico fijo vs externalizar y cómo negociar con proveedores y subcontratas.